Ironiquement, la gestion du temps est un problème qui touche tout le monde mais que personne n’a le temps de régler. Cependant, il vaut la peine de consacrer un peu d’attention à l’analyse de la façon dont nous utilisons notre temps et à la question de savoir s’il est possible de mieux nous organiser. Gérer son temps de travail pour être plus efficace est possible, mais le problème doit être abordé activement.
Il ne fait aucun doute que le temps passe. Et plus le temps passe sans mieux s’organiser, plus on perd, et avec lui, de l’énergie et des opportunités. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser notre journée de travail pour comprendre s'il est nécessaire d'apporter des changements. .
21 conseils pour gérer son temps au travail et être plus efficace
La gestion du temps est une question complexe qui va de l'augmentation de la productivité à équilibre entre travail et vie de famille . L’objectif est d’éviter le burn-out, de créer de bonnes habitudes et de se fixer des objectifs à long terme. Planifier et établir des priorités sont le secret pour reprendre le contrôle de notre temps et de nos vies, quelle que soit notre profession. . Jory MacKay propose 21 stratégies pour une meilleure gestion du temps.
Comprendre où se termine notre temps
Gérer son temps ne signifie pas se laisser envahir par l'anxiété ou la peur de le perdre. Il s’agit plutôt de comprendre les avantages d’une utilisation plus judicieuse, comme l’explique MacKay. De là vient le premier groupe de stratégies et de conseils :
1. Comprenez que la gestion du temps est une question importante. Comme nous l'avons dit, il ne s'agit pas d'avoir peur de perdre du temps mais de comprendre les avantages d'une bonne gestion.
2. Soyez réaliste : quelle quantité de travail pouvez-vous réellement accomplir en une journée ? Nous pourrions considérer le temps simplement comme une ressource dont nous avons besoin en plus grande quantité, mais avoir plus de temps ne signifie pas nécessairement être plus productif. La meilleure façon de l’administrer est de planifier sur quoi vous allez travailler et quand.
3. Découvrez où se produit la fuite de temps. Plus vous comprenez le déroulement de la journée de travail, plus vos efforts auront un impact sur la gestion globale.
4. Fixez-vous des objectifs quotidiens et adoptez des systèmes de suivi qui vous aident à comprendre comment vous utilisez votre temps. Une fois que vous avez une vision globale, vous pouvez commencer à changer votre journée.
5. Créez une routine matinale motivante. Une bonne routine au réveil nous prépare à une journée de travail productive : c'est un élan positif qui nous accompagne jusqu'au soir.
6. Renoncer au multitâche . Les recherches le confirment : il est impossible pour un être humain de se concentrer sur plus d’une tâche à la fois. Si vous perdez votre concentration, arrêtez-vous et notez vos pensées avant de revenir à la tâche principale.
Prioriser la partie la plus importante du travail et déléguer le reste
Une fois que nous comprenons où va notre temps, nous devons décider à quoi le consacrer (et à quoi ne pas le consacrer). Pour cette raison, MacKay nous conseille de :
7. Identifiez les travaux urgents. Comprendre ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui n’est pas important ou urgent nous aide à établir un calendrier réfléchi.
8. Une fois que vous avez établi vos priorités, soyez catégorique . Choisissez vos principaux objectifs et concentrez-vous sur eux.
9. Utilisez la règle 30X pour déléguer certaines tâches . C'est la règle de Rory Vaden : passer 30 fois le temps nécessaire pour accomplir une tâche pour apprendre à quelqu'un d'autre à la faire. Prendre le temps d'enseigner à une autre personne puis déléguer nous fera gagner 1100 minutes par an . Ou comme le dit Vaden, une augmentation de 733 % du ROTI (Return on Time Invested).
10. Récupérez le mot non de votre vocabulaire . Selon un article publié par l'Université de Chicago, dire je ne le fais pas au lieu de je ne peux pas le faire nous permet de nous libérer beaucoup plus facilement des engagements non désirés.
Établir un planning quotidien fonctionnel
Une fois les premiers terminés
11. Fixez des horaires et non des délais . Mackay emprunte ici les conseils de James Clair . Au lieu de courir après une date limite (et de vous sentir frustré si vous ne parvenez finalement pas à respecter les délais), fixez-vous un objectif significatif et définissez une feuille de route.
12. Faites des plans basés sur le temps et non sur les activités . Décomposez les tâches difficiles en sessions d’une durée quantifiable. En organisant la journée en fractions de temps plutôt qu'en tâches, nous pouvons commencer à gérer notre emploi du temps en fonction d'une date (ou d'un engagement) connue.
Un calendrier est quelque chose de fini. Une journée ne contient qu'un certain nombre d'heures. Ce fait devient clair dès l’instant où nous essayons d’insérer un nombre irréaliste de choses dans un espace fini.
-Peter Bregman-
13. Prévoyez des pauses et des périodes de repos. Nous avons besoin de temps pour nous reposer et nous devons accepter qu’il y ait des interruptions. Ne pas en tenir compte, c’est travailler de manière chaotique. Des événements inattendus existent et notre corps nous prévient lorsqu’il est temps de faire une pause. Si nous ne laissons pas de marge, nous pourrions soudainement voir nos plans s'effondrer.
14. Séparez le temps du créateur du temps du gestionnaire . Il est facile de consacrer du temps à des tâches routinières et de ne pas laisser suffisamment de place à un travail significatif. Une chose est Faire un autre est gérer .
15. Activités groupées tout au long de la semaine. Regroupez les activités similaires et profitez de l’élan que procure le démarrage d’un emploi. Appliquez la première loi du mouvement de Newton à la productivité : un objet en mouvement continue son mouvement.
Utiliser l'espace pour gérer le temps au travail de manière plus motivante
Le calendrier et les horaires ne sont pas les seuls outils de gestion du temps dont nous disposons. Mackay suggère quelques stratégies à utiliser au bureau qui peuvent influencer notre façon de travailler.
16. Essayez la méthode Popcorn pour débloquer le temps. Changer de lieu de travail au cours de la journée peut être un bon moyen de maintenir la motivation et la productivité. C'est la technique proposée par Joel Runyon et elle fonctionne comme ceci :
- Notez tous vos engagements professionnels de la journée sur une feuille de papier.
- Divisez cette liste en trois parties ou lots égaux (voir point 15).
- Choisissez trois postes différents pour chaque lot de travail.
17. Travaillez en suivant le rythme énergétique de votre corps. Organisez votre travail de la manière la plus fonctionnelle pour vous. Ne pensez pas seulement en termes de gestion du temps, mais aussi en termes de énergie .
Protégez votre temps
Les situations qui tenteront d’occuper votre temps ne manqueront jamais. Le temps doit être protégé pour éviter une mauvaise utilisation. Mackay offre les conseils suivants.
18. Utilisez la paresse stratégique pour travailler sur les bonnes choses . Le concept de paresse stratégique consiste à donner la priorité aux emplois et aux tâches importantes et à s'autoriser un peu de paresse pour celles qui le sont moins.
Rien n’est moins productif que de faire efficacement ce qui ne devrait pas être fait du tout.
-Peter Drucker-
19. Défendez automatiquement votre temps non négociable. Il est important de s'assurer que le travail qui demande de la concentration se poursuit sans problèmes ni interruptions. Pour cela, il est essentiel d’éviter les distractions. Il existe des outils qui vous permettent de communiquer automatiquement avec les autres lorsque vous n'êtes pas disponible. Vous pouvez également trouver un moyen de communiquer que vous êtes concentré et que vous ne voulez pas être dérangé.
20. Utilisez la méthode Ivy Lee pour bien terminer votre journée. Ivy Lee recommande une routine quotidienne simple en cinq étapes pour une productivité maximale.
- À la fin de chaque journée de travail, notez les six choses les plus importantes auxquelles vous devrez vous attaquer le lendemain. N'écrivez pas plus de six devoirs.
- Classez ces six éléments par ordre d’importance.
- Le lendemain, concentrez-vous sur votre premier travail. Terminez-le avant de passer au second.
- Procédez de la même manière avec le reste de la liste. En fin de journée, déplacez les tâches inachevées vers la liste du lendemain.
- Répétez ce processus chaque jour ouvrable.
21. N'oubliez pas les avantages du temps libre. Gérer son temps ne consiste pas seulement à travailler. Pour trouver un équilibre dans notre vie professionnelle qui nous garde en bonne santé et heureux, nous devons nous rappeler du temps consacré au repos, aux loisirs et socialisation .
Mieux gérer son temps au travail : un défi possible
Gérer son temps de travail et être plus productif est un défi à la portée de tous . Cependant, nous devons nous arrêter et réfléchir à ce que nous faisons, à la manière dont nous le faisons et à ce que nous voulons réellement réaliser. Faire ne signifie pas nécessairement travailler ou terminer.
Par conséquent, consacrez le temps nécessaire à étudier votre routine et à reprogrammer vos activités. Avec ces indications, il sera plus facile d'organiser votre journée de travail ou d'étude et d'obtenir de meilleurs résultats.
